每个访客背后都有一个负责的人
邀请人只能把访客带进自己有权进入的地方；学生的邀请多一道导师批准。
邀请人
教师、员工和门禁管理人都可以发起访客邀请，可选的房间只限本人有权进入的房间，门禁管理人还包括其管辖范围内的房间。创建后立即生成二维码与可复制的邀请链接。
学生
也可以发起邀请，但只能选本人能进的房间。提交后进入导师的待批准列表，批准前不生成二维码与邀请链接；待批准期间可以撤回。
导师 / 批准人
批准或拒绝学生的访客邀请，拒绝必须填写理由。学生没有登记导师时转交所在院系的思政或辅导员，仍识别不到时回落给系统管理员。
访客
不需要注册账号，也不进入正式人员库。到达后打开邀请链接，向门口设备出示页面上的二维码扫码开门。
从一次来访到一段协作
邀请一位来访者
填写访客姓名、来访目的、可访问房间、有效起止时间和开门次数（每个房间 1、2、3、5 次或不限）。填了邮箱就能直接发出邀请邮件，也可以复制链接自己转交。
发送留痕
每次发送都留下记录。发送失败的邀请会标出失败原因，可以重试发送；还在等待导师批准的邀请不能发送。
计划变了
已发出的邀请可以撤销，撤销后访客再扫码会被拒绝并记下「邀请已撤销」。误操作的撤销在 5 秒内可以恢复。
学生请人来实验室
学生保存草稿或直接提交，邀请进入导师的待批准列表。导师批准后才生成通行码，学生这时才能发送；被拒的邀请会显示理由，可以重新提交。
外部协作人员
需要在一段时间里反复进出的外协、顾问、合作方，登记为外部人员：负责人与有效期必填，可以放进外部分组，再由角色组统一授权。协作结束时可以只回收授权，或归档。
临时进入
已在人员库里的人需要短期进入时，管理人可以直接发一条带起止时间的临时授权；本人也可以发起临时申请，起止时间必填，按门拆给各房间的责任人审批。
访客邀请能做到什么，做不到什么
访客门禁的安全边界要如实讲：它约束的是凭证能在哪、在何时、用几次，而不是确认拿着凭证的是谁。
- 链接可以被转发
- 访客落地页不需要登录，拿到链接的人看到的内容完全相同。所以访客邀请不是实名身份核验；它的安全由有效期、开门次数与房间范围三者共同约束。
- 落地页只给必需的信息
- 落地页只返回邀请状态，以及可以通行时的二维码。访客姓名、来访目的、房间、有效期和邀请人都不在页面上出现，链接被转发也不会顺带泄露这些信息。
- 需要门口设备能扫码
- 访客凭证是二维码，由门口设备扫码后交给系统判定。门口只有刷卡设备、不能读二维码时，访客邀请在这扇门上用不起来。
- 访客不是外部人员
- 访客是一次性的来访，按邀请管理；外部人员是有合同期、有负责人、会反复进出的人，按档案管理。两者在系统里是两套对象。
- 通知渠道
- 邀请当前通过邮件发送，或复制链接转交；短信通道尚未实现。
事后能回答的四个问题
来访结束后，谁批准、能去哪、何时有效、实际进了哪扇门，都能从邀请详情和通行日志里查回来。
- 谁邀请、谁批准
- 邀请详情记录邀请人；学生发起的邀请还记录批准人、批准结果，以及无导师时的转交说明。
- 能去哪
- 邀请绑定的房间清单。访客在清单外的门上扫码，会被拒绝并记为「房间不匹配」。
- 何时有效、能开几次
- 有效起止时间与每个房间的开门次数。未到时间、已过期、次数用尽，分别记下不同的拒绝原因。
- 实际进了哪扇门
- 每次扫码，无论放行还是拒绝，都写进通行日志，带访客姓名与门；邀请自己的通行记录里也能看到每一次放行。撤销邀请写入操作记录。
访客管理常被问到的五件事
- 访客链接被转发给别人，会怎样？
- 持有链接的人都能出示同一张二维码，系统无法区分是不是访客本人，所以它不是实名核验。能约束的是有效期、开门次数与房间范围：过期、次数用尽或扫了清单外的门都会被拒绝。发现异常可以随时撤销邀请。
- 访客需要注册账号吗？
- 不需要。访客打开邀请链接即可出示二维码，不进入正式人员库。
- 学生可以邀请访客吗？
- 可以，但只能选本人能进的房间，且须经导师批准。批准前不生成二维码与邀请链接；没有登记导师时转交院系思政或辅导员，再识别不到时转给系统管理员。
- 长期驻场的外包或顾问也用访客邀请吗？
- 不建议。需要在一段时间里反复进出的人应登记为外部人员：负责人与有效期必填，到期前按设定天数提醒，协作结束时可以回收授权或归档。
- 可以用短信发送访客邀请吗？
- 当前不可以。邀请通过邮件发送，或者复制邀请链接自行转交；短信通道尚未实现。